Canal de denuncias obligatorio para proteger al informante

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CANAL DE DENUNCIAS

¿Qué es el whistleblower o informante?

Whistleblower o informante es la persona que denuncia o informa de una situación irregular o de incumplimiento o corrupción en la empresa u organización.
Hemos de entender que el denunciante es una persona preocupada por el buen funcionamiento de la empresa.

Fechas a tener en cuenta para la implementación del canal de denuncias

Redactar una política de protección de denunciantes

Redactar una política para el canal de denuncias obligatorio

Es imporante y obligatorio redactar la política de gestión del sistema interno y su procedimiento, que incluya información obre los principio y procedimientos que pueden utilizar los empleados para denunciar, los tipos de infracciones denunciables, la protección que ampara a los denunciantes, etc.

Ésta ha de ser de fácil acceso para todos, publicándola en el canal de denuncia y en su sitio web.

Redaccion de documentos personalizados

• Redacción de Documentos personalizados
• Protocolo de acoso laboral
• Política de Igualdad
• Código Ético
• Política del canal de denuncias
• Procedimiento del canal de denuncias
• Reglamento de régimen disciplinario
• Política de Privacidad

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7+1 razones para elegir nuestro softtware canal de denuncias:

Seguridad

• Acceso seguro con autenticación de dos factores.
• Restricciones en la descarga de archivos e información.
• Bloqueo de los informes generados.
• Trazabilidad de las fases del expediente.

Informes enlazados

• Los informes se generan en cada fase del proceso.
• Los informes quedan vinculados al expediente.

• El informante accede a conocer el estado de su expediente.
• El relato de los hechos grabado se puede transcribir al sistema.

Comunicación confidencial y discreta con los informantes y otras partes interesadas

• Comunicación bidireccional con informantes, testigos y otras partes del expediente.
• Solicitud y seguimiento de medidas de apoyo
• Sistema y transcripción de denuncias e informaciones recibidas por otros medios.
• Eliminación de datos de categorías especiales no pertinentes a la investigación de los hechos.

Roles de usuarios y permisos configurable

• Asignación de gestor especializado.
• Derivación de expediente al departamento correspondiente.
• Designación de gestores por centro de trabajo.
• Restricción de acceso al expediente de getor implicado en el expediente.
• Panel de Notificaciones por usuario.
• Panel de denuncias recibidas.

Automatización de fases y plazos

• Indicación de los plaos por cada fase.
• Cálculo de tiempo empleado en cada fase y total de todas la fases.
• Indicación de tiempo para finalización del expediente.
• Estadística de tiempos por tipo de expediente.
• Cancelación de denuncias no admitidas
• Cancelación de expedientes concluidos,
• Supresión de expedientes a los 10 años.
• Mejoras propuestas

Seguimiento y mejora del sistema

El sistema apredende de los expedientes y mejora su eficacia.

Informes estadísticos multiples

Seguimiento intuitivo del rendimiento del sistema

Colaborador o afiliado con diferentes opciones

Los colaboradores gestionan el canal de sus clientes y les cobran directamente.

Los colaboradores optan por captar al cliente y comisionar

Los colaboradores proponen otras formas

Formación e información

Información del canal al personal

Formación por funciones

Elemento de la lista

Sistema de guía y ayuda al gestor

Visor de normas

Información sobre conceptos

¿Por qué las empresas deben disponer de un canal de denuncias obligatorio?

Fomentar la cultura del cumplimiento en la empresa privada y en los organismos publicos supone para estas organizaciones grandes recompensas, por ejemplo: aumento de la reputación en el mercado, mejora de la confianza de los clientes y del personal interno, ahorro de costes internos, aumento de los beneficios o evitar sanciones de muchos tipos.

El Sistema de Gestión de la Denuncia de Irregularidades es una parte fundamental de la gobernanza corporativa y la gestión de riesgos de una organización.

Ayuda a prevenir y abordar problemas internos antes de que se conviertan en crisis importantes y contribuye a mantener la integridad y la reputación de la empresa. Además, demuestra el compromiso de la organización con la ética y la responsabilidad corporativa.

Fomentar la cultura de cumplimiento en la empresa privada y en los organismos publicos supone para estas organizaciones grandes recompensas, por ejemplo: aumento de la reputación en el mercado, mejora de la confianza de los clientes y del personal interno, ahorro de costes internos, aumento de los beneficios o evitar sanciones de muchos tipos.

Para evitar sanciones deberías cumplir con las siguientes fechas:

Las Administraciones, organismos, empresas y demás entidades obligadas a contar
con un Sistema interno de información deberán implantarlo en el plazo máximo de tres
meses a partir de la entrada en vigor de esta ley, es decir hasta el pasado 13 de junio de este año.

Como excepción, en el caso de las entidades jurídicas del sector privado con
doscientos cuarenta y nueve trabajadores o menos, así como de los municipios de menos de
diez mil habitantes, el plazo previsto en el párrafo anterior se extenderá hasta el 1 de
diciembre de 2023

Tiempo restante hasta el 1 de diciembre de 2023

Con la implantación de un sistema de gestión del canal de denuncias las organizaciones empresariales logran:

1. Gestionar una irregularidad denunciada antes de que salga del ámbito interno de la organización.

El canal de denuncias ofrece a la empresa la posibilidad de resolver problemas de diversa gravedad, sin que dañe su reputación u ocasiones pérdidas de reputación, e incluso pérdidas económicas.

Al mismo tiempo detecta anomalías y puede abordar soluciones previas para evitar males mayores. Para lo que puede apoyarse en personal externo especializado en las cuestiones que le interesan.

2. Cumplir con las obligaciones legales

Las Administraciones, organismos, empresas y demás entidades obligadas a contar con un Sistema interno de información deberán implantarlo en el plazo máximo de tres meses a partir de la entrada en vigor de esta ley.(Publicación de la ley :20 de febrero 2023)

Como excepción, en el caso de las entidades jurídicas del sector privado con doscientos cuarenta y nueve trabajadores o menos, así como de los municipios de menos de diez mil habitantes, el plazo previsto en el párrafo anterior se extenderá hasta el 1 de diciembre de 2023.

3. Difundir la cultura del cumplimiento

La cultura de cumplimiento se enfoca hacia el personal interno y colaborador de la organizción, involucra desde el empleado nuevo hasta el directivo con mjás antigüedad en la entidad.

Para ello es necesario difundir y aplicar las políticas internas de conducta o códigos éticos, formando e informando a todos los integrantes en las ventajas y garantías que ofrece el colaborar con el sistema de información.

Cómo implementar un canal de denuncias en nuestra empresa

Seguidamente describimos el proceso para la implantación de un sistema de información interno o canal de denuncias, lo que requiere una planificación previa.

1. Determinar el ámbito o alcance del sistema

Antes de implantar el sistema de gestión de denuncias, la organización debe realizar una valoración de los aspectos, tanto internos como externos, que son relevantes para que el canal de denuncias funcione correctamente.

Describir el sector de actividad en el que opera o tiene intención de operar en el futuro, el modelo de negocio, el tipo y las necesidades de los empleados, las interrelaciones con el sector público, las personas interesadas, etc

En es sentido, establece con detalle los siguientes alcances:

2.Determinar el mejor tipo de sistema que se adapte a sus objetivos y características organizativas

En principio, lo más interesante es contratar un servicio externo de recepción de denuncias. Puede ser la opción más económica y más eficaz para el cumplimiento normativo, aunque se debe asegurar que el proveedor aporta un aplicación web con las garantías legalmente exgibles y posibilita la redacción de documentación obligartoria: Política de gestión SII , Procedimiento del canal de denuncias y Guías de uso entre otras.

Tambiés es obligatorio la implantación de un Buzón de denuncias por acoso sexual o por motivos sexuales en el entorno laboral. Por lo que se recomienda una plataforma que integre todas los canales de denuncias obligatorios, así como otros que tenga previamente desarrollada la organización.

Todos los documentos redactados con motivo del cumplimiento de las oblicaciones derivadas de la normativa sobre canal de denuncias han de está suficientemente difundidos en la organización, siendo fácilmente accesibles y dando acceso a formación sobre sus contenidos.

No dude en ponerse en contacto con nosotros si necesita ayuda para redacatar el documento de:

Política de gestión del sistema interno de denuncias, Procedimiento del sistema, De la Guía política de denuncia de irregularidades.

Somo un equipo multidisciplinar integrado por abogados especializados en el cumplimiento de normativa y desarrolladores web.

Buzón de denuncias para el canal de denuncias obligatorio

La apariencia del buzón es personalizable y admite incluir el logo de la empresa u organización.

Incluye una seré de preguntas y respuestas que ayudan al denunciante a conocer el sentifo y finalidad del canal

También cuenta con una Condiciones de uso personalizadas que han de aceptar e indicar que se han leido

Buzón de denuncias persoanalizable con el logo de empresa y los colores corporativos.

Permite realizar la denuncia de forma

Permite la denuncia anónima o sólo confidencial.

Puede se escrita o verbal usado de la grabación.

El sistema presanta un modo simplificado u in formulario avanzado, con una serie de pregunta que guían al denunciante

Integra Condiciones de uso

Cumple con la normativa de protección de datos personales.